AB帐验厂系统解决方案

 华跃科技智能A/B帐验厂系统

一、验厂简介
  • 现在越来越多的欧美客户,会要求他的供应商查厂验厂或要通过SA-8000的认证?而利润越来越薄、劳动争议越来越多的今天,要如何应对查厂验厂或SA-8000,实在是企业主最头疼的问题之一。很多工厂为了应对查厂,特别使用两套工卡,这不但造成了极大的人力、物力浪费,而且工时的统计、工资的计算费时费力又容易出错。为了顺利通过客户验厂,能通过SA-8000的认证等等,许多公司是想尽了办法。从最原始的手工做考勤到纸式打卡钟考勤。员工的人数较少的还可以,如果有几百人的公司,用纸式卡钟做就比较吃力了。首先把员工的考勤做好,然后根据出勤数据,再安排人去不停打卡,但人工做,还是有误差,而且要几个人去做,费时费力。在现在这个阶段,最好的解决办法是用软件解决,无论是计时,还是计件,都可以用系统按计时来解决考勤问题,速度快,准确无误,这种优势是其它途经所无法比拟的,也彻底把验厂文员解放出来。华跃科技A/B帐套验厂系统软件,配合实际工厂所遇到的各类问题,针对种种验厂时所碰到的情况而开发的,经过多年来不断完善,现完全能助你轻松应对验厂,随时提供"真实"、符合要求、没有漏洞的考勤、工资报表。本软件可以适应各种验厂类型的客户验厂。例如阿迪达斯验厂、、耐克验厂、沃尔玛验厂、玛莎验厂、迪斯尼验厂、TESCO验厂、COC验厂、ICTC验厂、BV验厂、SA 8000验厂、Macy's验厂、HotePote验厂、Cosco验厂、CSCC验厂等等。
    华跃A/B帐验厂系统是建立在源(即真实)系统的基础上,为满足用户应对其客户或相关政府部门的检查而设计的。在源系统里,各种数据齐全、真实。当用户需向验厂者提供账务时,源系统中有些数据可能是不便向验厂者公开的,尤其是加班工时数以及加班工资的计算标准。面对激烈的市场竞争,许多工厂不得不让员工超时加班,但为了将账务合法化,不得不另外请几个文员专门做这一套应对验厂的账务。为了应对一次验厂,企业往往是要投入大量的人力,甚至是多个部门放下所有工作来应付阶段性的检查工作,扰乱了日常的工作计划,如果能拥有一套智能化的验厂系统,做这些工作就变得非常容易了,即使天天有人来验厂,您也可以应付自如了!


    二、验厂系统功能及特点

    》提供标准的数据导入导出功能,使系统快速上线;可直接将源(真实)系统的人员数据导入验厂系统中,不需再一个一个录入。
    自动把休息日的系统操作记录更改为正常工作日记录;有专门针对休息日签卡的功能,可更好地控制假日加班的合法性。
    》支持验厂人员的选择,可以全选或挑选验厂人员,且可自动控制参与验厂人员的合法性(如未满16周岁的人员,系统自动排除)。 
    》A/B帐中的人员资料自动保持一致,即在A帐有人员资料的修改、编辑、新增、删除、辞工等,B帐自动保持一致,无须手工在B帐中进行处理。
    》支持打卡数据的采集、签卡、考勤数据的汇总、请假单等的处理,即A帐能操作的功能,B帐中也可能操作,并且A帐与B帐数据不冲突、不互相影响(人员资料除外)。
    》系统可以依考勤算工资,也可依工资逆算考勤,甚至两者综合应用。 
    》可以从真实帐中依条件导入相关数据,不需再一个一个录入,特殊情况还可以对B帐系统做进一步的修改、整理。 
    》也可脱离真实帐,自动依验厂相关设置参数,全自动生成验厂数据。 
    》验厂数据也可以不依赖于A帐数据,直接通过B帐中的相关设置,生成相关的数据(考勤打卡、请假、考勤异常、工资等数据)。
    》支持验厂各种参数设置(提前打卡时间范围、截止打卡时间范围等);系统依排班数据,自动生成为每一个人的打卡记录卡,打卡范围可人为设置(如:提前打卡时间、终止打卡时间等、打卡时间随机生成,不会千篇一律,为了更好的处理加班日的分布,用户还可设置何日加班等,这样加班时间即满足验厂超时问题,又不会有规律;加班时间、工资核算标准可自由控制,但最终结果可与真系统一致;各种报表齐全、对应,如考勤日报表、考勤月报表、各种请假单、各种签卡单、打卡数据等;A帐B帐系统自由切换,从系统界面上无法进行区分此时是在A帐或是在B帐系统中,各种报表齐全、逼真。
    》智能自动生成虑帐考勤数据(上班天数、正班时数、平常加班时数、双休加班时数、法定加班时数)有三种方式:顺推方式:系统根据设定的规则,随机生成规范的出勤数据,加班可用加班设置系统根据客户或政府的要求生成加班时数。反推方式:根据每个月的真实工资反推虑帐考勤数据,上班天数和加班时数控制在法定范围内;另外根据真实考勤数据产生虑帐考勤数据的上班天数、请假时数、上班时数(休息日不会产生以上数据),再根据法定加班时数自动生成加班数;智能生成虑帐的工资,两分钟根据虑帐考勤自动生成。


    三、华跃科技验厂经验
    华跃科技作为专业人力资源管理系统软件公司,有着上千次陪同客户验厂经历,在这里结合工厂的实际验厂经历,谈谈用华跃软件技术改善验厂管理的问题。验厂流程如下图所示:

    审核员来厂前,工厂需要做诸多的准备工作,象文件体系、消防安全、工厂现场改善……在此,我只谈工时(考勤)、劳动报酬(工资)、童工(人事管理)数据的准备工作。目前大多数的工厂考勤、工资数据都是2套帐的,即所谓的 A、B 帐,一套作为工厂的实际管理,另一套用于客户验厂。


    (一)考勤系统的选择

    俗话说的好“工欲善其事,必先利其器”,正确地选择好一套考勤系统,对于验厂顺利的通过和管理,有很大的影响。

    非接触(射频)ICID卡考勤系统是目前最为常用的电子考勤系统,其特点是刷卡速度快,结合华跃考勤软件,能够批量获得考勤数据和报表,支持考勤数据的修改,能制作出 AB 等多个帐套。

    工厂希望在考勤软件管理方面实现验厂管理及其他个性化需求,则需要对考勤软件上做“二次开发”。华跃公司可以提供增殖开发服务。这里有一点说明,由于软件设计架构的问题,还有供应商是不是自主研发等等,并不是所有的考勤软件都可以进行“二次开发”,此时你需要选择一家专业软件开发公司。专业软件公司会结合你的需求及他们的自身产品帮助你实现功能。



    (二)、工厂考勤管理

    B 帐:假数据,用来验厂的。

    用途:专门用于客户验厂

    获得方法:

    a.顺推方式,系统根据设定的规则,随机生成规范的出勤数据,加班可用加班设置系统根据客户或政府的要求生成加班时数。

    b.反推方式,根据每个月的真实工资反推虑帐考勤数据,上班天数和加班时数控制在法定范围内

    c.根据真实考勤数据产生虑帐考勤数据的上班天数、请假时数、上班时数(休息日不会产生以上数据),再根据法定加班时数自动生成加班数。

    (三)、验厂实战

    经历过验厂的朋友们,以下几种情况可能会比较突出:

    审核员现场刷卡测试。

    解决方案:华跃验厂系统采用当天抓取实际的考勤机刷卡记录,也可以设定这个时间,超过这个设定的时间系统会自动生成规范数据。

    一个 2000 多人的工厂,竟然没有一个人请假或迟到、早退等异常出勤记录?

    解决方案:有些考勤系统是可以实现批量自动生成考勤数据了,但是不支持异常出勤的修改。这样,麻烦就大了。所以,华跃验厂系统可以自定义设置产生异常的记录的比率,系统会随机产生考勤异常,例如迟到、早退、旷工、请假等等。

    打开考勤系统时,出现生成数据批量生成修改数据”……等等软件按纽。

    解决方案:如果你的系统有这样的小问题话,那可谓是不打自招了。解决方法:华跃验厂系统把这些字眼用别的名词来代替。并且在验厂当天也可以通过密码切换把这些功能完全掩藏。

    整个验厂工作的管理系统性,以及其中的逻辑。

    一些现象:

    和审核员朋友聊天获悉,多数没有通过的工厂,是缺乏整个 COC 管理系统性,有自相矛盾的地方,相互不能衔接,没有条理。比如在文件上、管理体系上、一些数据的相互关联上等等。比如,考勤显示,仓库周日不加班,但是在仓库检查一些工作单时,却发现有出入库及领料单记录。

    解决方案:时间允许的情况下,结合 COC ICTI SA8000 等规则反复梳理,在工厂内部不同角度进行预演和复查。针对上述的工作单问题,合理的方案是将平常(周一 ~ 周五或周六)、周日的工作单分开管理。

    打开考勤系统后,手忙脚乱,解说起来没有条理。

    其实,审核员查看考勤软件,实质上相当于你要给其介绍一下考勤软件。解决方案:华跃工程师会培训您华跃验厂系统的工作原理(业务流程)及功能。通常来讲,发卡— > 刷卡— > 考勤软件采集数据— > 考勤信息查询— > 考勤报表生成输出……是考勤系统基本流程。还有沉着冷静胸有成竹是一个成熟 COC 管理人员的必须具备素质。

    大凡没有通过验厂的工厂基本上都是有严重硬伤,如果审核员象侦探那般深究起来,我敢说没有一个工厂是可以通过的。有个审核员朋友告诉我:( 1 )干掉一家工厂,对他们来讲也是一种损失。( 2 )在公众面前,我们在形式上必须保持一致。

    解决方案:对于工厂难以履行的社会责任问题,本人以为是中国现今的国情,国家和企业尚未具有必须施行必须履行的能力。这一点大家都心知肚明,但是为什么要验厂呢?大公司或品牌上要的是形象和面子。我们不一定依照验厂标准真干,但是起码形式上要象样,虽然你觉得是个游戏,但是,我建议您必须认真地玩好这个游戏。我有不少客户曾经走过弯路。

    (四)、工资管理

    B 帐:假的工资数据,应对验厂

    用途:专门用于客户验厂

    获得方法:

    对于工资的审查,以下几点是关键:

    1 )标准: 要清楚当地最低工资标准,以及工资的计算公式;

    2 )工资的核算逻辑:工资的核算必须要和人事、当月出勤记录保持逻辑上的衔接,如:工时、各种加班、异常出勤(是否有全勤奖)等等问题;

    3 )关于计件工资和计时工资的问题:有不少服装加工工厂,他们在管理上通过计件,系统上采用计时。此过程在系统上需要一个计件与计时的换算工作;

    4 )最低工时补给;

    ( 5 )员工访谈。事先工资条打印。


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